Akademicka Biblioteka Cyfrowa dla uczelni partnerskich

Czym jest ABC?

Akademicka Biblioteka Cyfrowa, w skrócie ABC, jest systemem bibliotecznym służącym do katalogowania, udostępniania i współdzielenia zbiorów opracowanych w specjalistycznych formatach cyfrowych. Materiały dostępne w ABC są przygotowywane z myślą o osobach, które z powodu niepełnosprawności lub innej dysfunkcji nie mogą korzystać z tradycyjnych materiałów w zwykłym druku.

ABC umożliwia udostępnianie zbiorów w formatach dostosowanych do technologii wspomagających, takich jak programy odczytu ekranu, urządzenia brajlowskie, odtwarzacze DAISY i inne rozwiązania asystujące. W systemie mogą znajdować się między innymi książki, czasopisma, fragmenty publikacji, artykuły, skrypty, prezentacje oraz inne dokumenty opracowane do postaci dostępnej cyfrowo.

Biblioteka ABC prowadzona jest przez Biuro ds. Osób z Niepełnosprawnościami Uniwersytetu Warszawskiego. System umożliwia współpracę z uczelniami partnerskimi, które mogą udostępniać swoim uprawnionym studentom, doktorantom i pracownikom naukowym dostęp do wspólnego katalogu zbiorów.

 

Dlaczego warto przystąpić do ABC?

Przystąpienie do Akademickiej Biblioteki Cyfrowej pozwala uczelni zapewnić swoim uprawnionym użytkownikom dostęp do szerokiej bazy materiałów akademickich w dostępnych formatach cyfrowych. Jest to szczególnie istotne dla osób, które nie mogą korzystać z tradycyjnego druku i potrzebują materiałów zgodnych z technologiami wspomagającymi.

Uczelnia partnerska zyskuje możliwość korzystania z zasobów zgromadzonych w ABC oraz współdzielenia własnych adaptacji z innymi uczestnikami systemu. Dzięki temu materiały opracowane przez jedną uczelnię mogą służyć również użytkownikom z innych uczelni, a użytkownicy danej uczelni mogą korzystać z adaptacji przygotowanych przez pozostałych partnerów.

Udział w ABC wspiera realizację dostępności akademickiej, ogranicza dublowanie pracy związanej z przygotowywaniem adaptacji tych samych publikacji oraz ułatwia organizację dostępu do materiałów dydaktycznych i naukowych dla osób uprawnionych.

Do najważniejszych korzyści należą:

• dostęp do wspólnego katalogu zbiorów w specjalistycznych formatach cyfrowych,
• możliwość udostępniania własnych adaptacji wszystkim użytkownikom ABC,
• własny profil uczelni w systemie,
• narzędzia do zarządzania czytelnikami i ich uprawnieniami,
• możliwość określania limitów pobrań,
• możliwość komunikowania się z użytkownikami własnego profilu,
• narzędzia dla bibliotekarzy do katalogowania i dodawania adaptacji,
• mechanizmy bezpieczeństwa, w tym indywidualne znakowanie pobieranych plików.

 

Na czym polega zarządzanie kontem uczelni?

Uczelnia partnerska otrzymuje w ABC własny profil, w ramach którego może zarządzać swoimi użytkownikami oraz zasobami dodawanymi do systemu. Profil uczelni pozwala na organizację pracy osób odpowiedzialnych za obsługę czytelników, weryfikację uprawnień, aktywację kont, komunikację z użytkownikami oraz dodawanie i opisywanie zbiorów.

W praktyce zarządzanie kontem uczelni obejmuje przede wszystkim:

• obsługę kandydatów, czyli osób, które zarejestrowały się i oczekują na aktywację,
• aktywowanie kont czytelników po pozytywnej weryfikacji uprawnień,
• wyszukiwanie i edytowanie danych użytkowników,
• zmianę statusu konta użytkownika,
• przypisywanie użytkowników do grup,
• ograniczanie miesięcznych limitów pobrań,
• wysyłanie komunikatów do użytkowników,
• uzupełnianie danych profilu uczelni,
• zarządzanie osobami odpowiedzialnymi za administrację profilu i dokumentacji,
• współpracę bibliotekarzy przy katalogowaniu i dodawaniu zbiorów.

Nowo zarejestrowani użytkownicy są widoczni w widoku „Kandydaci”. Aby aktywować użytkownika, administrator profilu edytuje jego dane i wybiera przycisk „Załóż konto użytkownika i wyślij powiadomienie”. Po aktywacji użytkownik znika z listy kandydatów i staje się widoczny w widoku użytkowników.

Kandydatów można usunąć z systemu. Zarejestrowanych użytkowników nie można usuwać — można natomiast zmienić ich status.

 

Możliwości personalizacji w systemie

ABC umożliwia uczelni partnerskiej personalizację własnego profilu w systemie. Każda uczelnia może uzupełnić dane swojego profilu oraz wskazać osoby pełniące określone funkcje administracyjne.

W profilu uczelni można między innymi:

• uzupełnić dane uczelni,
• wskazać administratora profilu,
• wskazać administratora dokumentacji,
• wgrać logo uczelni,
• udostępnić użytkownikom informacje kontaktowe,
• zarządzać komunikacją kierowaną do osób należących do profilu uczelni.

Logo uczelni może być widoczne dla użytkowników należących do danego profilu. Dzięki temu użytkownicy korzystający z ABC w ramach uczelni partnerskiej widzą system jako powiązany z własną uczelnią.

Jeżeli uczelnia nie wyznacza osobnej osoby jako administratora dokumentacji, pola dotyczące tej funkcji można uzupełnić danymi administratora profilu.

System pozwala także personalizować komunikację z użytkownikami. Administrator profilu może wysyłać do osób należących do profilu dwa rodzaje komunikatów:

• okna wyskakujące, widoczne po zalogowaniu do systemu,
• wiadomości dostępne w systemie w sekcji aktualności.

Dla komunikatu w formie okna wyskakującego można określić, ile razy ma zostać wyświetlony użytkownikowi. Użytkownicy mogą również włączyć w ustawieniach profilu opcję otrzymywania wiadomości systemowych na adres e-mail.

 

Role w systemie ABC

Administrator profilu

Administrator profilu jest osobą wyznaczoną przez uczelnię partnerską do zarządzania jej częścią systemu ABC. Odpowiada za obsługę użytkowników należących do profilu uczelni oraz za podstawową administrację kontem uczelni w systemie.

Do zadań administratora profilu należy w szczególności:

• aktywowanie kont nowych użytkowników,
• wyszukiwanie i edytowanie użytkowników,
• zmiana statusu kont użytkowników,
• przypisywanie czytelników do grup,
• zarządzanie limitami pobrań,
• wysyłanie wiadomości do użytkowników profilu,
• przeglądanie wysłanych wiadomości,
• uzupełnianie danych profilu uczelni,
• sprawdzanie podpisu pliku pobranego z ABC.

Administrator profilu może także odczytać indywidualny znak wodny pobranego pliku. Po analizie pliku system wyświetla informację o użytkowniku, który pobrał dany materiał.

 

Bibliotekarz

Bibliotekarz jest osobą odpowiedzialną za pracę ze zbiorami w ABC. Jego zadania dotyczą przede wszystkim katalogowania, opisywania i dodawania materiałów oraz przypisywania do nich adaptacji i plików.

Bibliotekarz może pracować z trzema podstawowymi rodzajami zbiorów:

• książkami,
• czasopismami,
• innymi dokumentami, takimi jak artykuły, fragmenty książek, prezentacje, skrypty lub inne materiały dydaktyczne.

Do zadań bibliotekarza należy między innymi:

• dodawanie nowych książek, czasopism i innych dokumentów,
• edytowanie istniejących opisów,
• dodawanie adaptacji do zbiorów,
• przypisywanie plików do adaptacji,
• sprawdzanie, czy dany zbiór znajduje się już w katalogu,
• importowanie lub weryfikowanie danych książki z katalogiem Biblioteki Narodowej,
• zarządzanie zbiorami dostępnymi online,
• określanie liczby egzemplarzy dla zbiorów online, jeżeli mają być udostępniane w modelu ograniczonej liczby jednoczesnych dostępów.

W przypadku książek i czasopism opis bibliograficzny jest wspólny dla systemu i może być modyfikowany przez osoby uprawnione. Profilowane są natomiast formy adaptacji przypisane do zbioru. Oznacza to, że uczelnia może edytować własne adaptacje, ale nie może edytować adaptacji dodanych przez inne uczelnie.

W kategorii „inne dokumenty” profilowaniu podlega zarówno opis bibliograficzny, jak i przypisane do niego adaptacje.

 

Administrator dokumentacji

Administrator dokumentacji jest osobą wskazaną w profilu uczelni jako odpowiedzialna za obszar dokumentacji związanej z obsługą użytkowników uprawnionych do korzystania z ABC. Funkcja ta może być pełniona przez osobę odrębną od administratora profilu albo przez tę samą osobę.

Jeżeli uczelnia nie wyznacza oddzielnego administratora dokumentacji, dane tej osoby mogą zostać uzupełnione danymi administratora profilu.

W praktyce administrator dokumentacji może pełnić rolę kontaktową i organizacyjną w sprawach związanych z dokumentacją potwierdzającą uprawnienie użytkowników do korzystania z ABC oraz z procesem obsługi osób ubiegających się o dostęp.

 

Zarządzanie czytelnikami

Uczelnia partnerska zarządza użytkownikami należącymi do jej profilu. Proces zarządzania czytelnikami obejmuje kilka etapów i funkcji.

 

Obsługa kandydatów

Po rejestracji użytkownik trafia na listę kandydatów. Administrator profilu może sprawdzić dane kandydata, zweryfikować jego uprawnienia zgodnie z procedurami uczelni, a następnie aktywować konto.

Po aktywacji system wysyła do użytkownika powiadomienie umożliwiające dokończenie zakładania konta.

 

Wyszukiwanie i edycja użytkowników

Zarejestrowanych użytkowników można wyszukiwać w menu „Użytkownicy”. Po odnalezieniu użytkownika administrator może edytować jego profil i zmieniać dostępne ustawienia administracyjne, w tym status oraz limity pobrań.

 

Status konta

Zarejestrowanych użytkowników nie usuwa się z systemu. W razie potrzeby administrator może zmienić status konta, na przykład w sytuacji utraty uprawnień, zakończenia współpracy z uczelnią lub naruszenia zasad korzystania z ABC.

 

Grupy użytkowników

Czytelników można przypisywać do grup. Jeden użytkownik może należeć do kilku grup jednocześnie. Grupy są tworzone przez administratora systemu, dlatego w celu utworzenia nowej grupy należy zgłosić taką potrzebę do administratora systemu.

Grupy pełnią dwie główne funkcje:

• porządkują użytkowników na potrzeby komunikacji,
• umożliwiają ograniczanie pobierania zbiorów, jeżeli dana grupa ma przypisany obniżony limit pobrań.

Użytkowników można przypisywać do grup z poziomu widoku grup albo z poziomu edycji profilu konkretnego użytkownika.

 

Limity pobrań

Po aktywacji konta użytkownicy mogą pobierać zbiory w ramach miesięcznego limitu określonego w globalnych ustawieniach systemu. Administrator profilu może zmniejszyć limit dla konkretnego użytkownika albo przypisać użytkownika do grupy z ograniczonym limitem.

Limit wpisany bezpośrednio w profilu użytkownika ma najwyższy priorytet. Oznacza to, że jeżeli w profilu użytkownika zostanie wskazana konkretna wartość, użytkownik nie będzie mógł pobrać miesięcznie więcej zbiorów niż wynosi ten limit.

Zbiory z kategorii „inne dokumenty” nie są limitowane.

 

Komunikacja z czytelnikami

Administrator profilu może wysyłać komunikaty do osób należących do profilu uczelni. Wiadomości mogą mieć formę aktualności dostępnych w systemie albo okna wyskakującego widocznego po zalogowaniu.

Dzięki temu uczelnia może informować swoich użytkowników o ważnych sprawach organizacyjnych, zmianach zasad, przerwach technicznych, nowych materiałach lub innych komunikatach związanych z korzystaniem z ABC.

 

Narzędzia dostępne dla administratora profilu

Administrator profilu ma dostęp do narzędzi służących do zarządzania użytkownikami, komunikacją i profilem uczelni.

Najważniejsze narzędzia administratora profilu to:

• widok kandydatów oczekujących na aktywację,
• formularz wyszukiwania użytkowników,
• edycja profilu użytkownika,
• zmiana statusu użytkownika,
• przypisywanie użytkowników do grup,
• zarządzanie limitami pobrań,
• sprawdzanie podpisu pliku,
• edycja profilu uczelni,
• wgrywanie logo uczelni,
• wskazywanie administratora dokumentacji,
• wysyłanie wiadomości i okien wyskakujących,
• przegląd wysłanych wiadomości.

Szczególnie ważnym narzędziem bezpieczeństwa jest sprawdzanie podpisu pliku. Każdy plik pobrany z ABC jest oznaczony indywidualnym znakiem wodnym. Administrator profilu może wczytać plik do systemu i sprawdzić, który użytkownik go pobrał.

 

Narzędzia dostępne dla bibliotekarzy

Bibliotekarze mają dostęp do narzędzi służących do pracy ze zbiorami i adaptacjami.

Najważniejsze narzędzia bibliotekarza to:

• dodawanie książek,
• dodawanie czasopism,
• dodawanie innych dokumentów,
• wyszukiwanie istniejących zbiorów,
• edytowanie opisów bibliograficznych,
• dodawanie adaptacji do istniejących zbiorów,
• przypisywanie plików do adaptacji,
• usuwanie własnych adaptacji po wcześniejszym usunięciu plików,
• importowanie danych książki z katalogu Biblioteki Narodowej,
• weryfikacja opisu książki z bazą Biblioteki Narodowej,
• zarządzanie autorami i wydawnictwami,
• dodawanie zbiorów dostępnych tylko online,
• określanie liczby egzemplarzy dla zbiorów online.

System rozróżnia trzy typy zbiorów i ich strukturę:

• książka: opis bibliograficzny, forma adaptacji, pliki,
• czasopismo: opis czasopisma, numer czasopisma, forma adaptacji, pliki,
• inny dokument: opis bibliograficzny, forma adaptacji, pliki.

W przypadku książek i czasopism, jeżeli zbiór istnieje już w katalogu, bibliotekarz nie dodaje go ponownie, lecz dodaje do istniejącego opisu własną adaptację. Jeżeli zbioru nie ma w katalogu, należy dodać opis bibliograficzny — ręcznie albo, w przypadku książek, z wykorzystaniem danych z katalogu Biblioteki Narodowej.

Pliki dodawane do adaptacji są wgrywane przez system do indywidualnego folderu uczelni. Użytkownik nie musi ręcznie ustawiać ścieżki ani nazwy pliku po stronie serwera.

 

Zbiory dostępne online

ABC umożliwia udostępnianie zbiorów, których nie można pobrać na dysk, lecz można je czytać wyłącznie w czytniku online. Taki model może być przydatny w przypadku materiałów, które uczelnia chce udostępniać w sposób kontrolowany.

Dla zbiorów online można określić liczbę egzemplarzy. Jeżeli liczba egzemplarzy jest ograniczona, w tym samym czasie z dokumentu może korzystać tylko określona liczba czytelników. Kolejne osoby muszą poczekać, aż egzemplarz zostanie zwolniony. Zamknięcie czytnika przez użytkownika jest równoznaczne ze zwolnieniem egzemplarza.

 

Podsumowanie

Akademicka Biblioteka Cyfrowa to narzędzie wspierające uczelnie w zapewnianiu dostępnych materiałów edukacyjnych i naukowych osobom, które nie mogą korzystać z tradycyjnego druku. Uczelnia partnerska otrzymuje własny profil, możliwość zarządzania użytkownikami, dodawania adaptacji i współdzielenia zasobów z innymi uczestnikami systemu.

ABC łączy funkcje biblioteki cyfrowej, katalogu adaptacji, systemu zarządzania czytelnikami i narzędzia współpracy między uczelniami. Dzięki temu uczelnie partnerskie mogą skuteczniej realizować zadania związane z dostępnością, a użytkownicy otrzymują wygodny dostęp do materiałów potrzebnych w nauce i pracy akademickiej.